As melhores ferramentas de organização

28 junho 2016

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A melhor forma de nos organizarmos é escrevendo, seja em papel ou utilizando ferramentas digitais no telefone ou no computador.
Prefiro as ferramentas digitais por serem mais leves e mais práticas. Assim não há esquecimento e posso aceder em qualquer lado.
Estou sempre a experimentar novas ferramentas, mas aquelas que tenho mantido desde há vários anos são as seguintes:
(todas estas ferramentas podem ser utilizadas no computador (à excepção da última) e no telemóvel: android ou iOS)

Gmail - como a Ligia refere várias vezes no seu blog, antes de organizar devemos destralhar. Já tive vários e-mails de diferentes domínios: gmail, hotmail, sapo… Consegui eliminar todos os e-mails e usar apenas um. Como depois foi necessário criar mais 2 duas de contas de e-mail, optei pelo gmail, pois o meu e-mail era principal já era gmail.
Apesar de ter várias contas, faço tudo através da principal, por isso é como se só tivesse uma. Efetuei as configurações necessárias e para além de receber todos os e-mails, sempre que estou a responder, faço-o como se estivesse a aceder a partir das outras contas. Confuso? Segue aqui um link onde é possível consultar como poderemos efectuar estas configurações.
Também utilizo o gmail para manter todos os contactos organizados por grupos. Tenho por exemplo o grupo com o nome da minha empresa onde estão todos os colegas de trabalho e assim tenho acesso aos contactos em qualquer telefone. O gmail tem também uma funcionalidade bastante útil “localizar duplicados”, em que o próprio gmail pesquisa os contactos que poderão estar duplicados, os quais poderemos depois unir. Isto facilita imenso e permite-nos ter os contactos organizados.

Calendário Google - não vivo sem esta ferramenta! Uso-a para compromissos pessoais, para tarefas domésticas e compromissos relacionados com o trabalho. No trabalho utilizo um calendário próprio do outlook que configurei para aceder a partir do gmail. Assim quando quero visualizar todos os meus compromissos de uma só vez, basta aceder ao google calendar. Também configurei um calendário com as despesas e assim sei sempre as datas em que determinado valor é debitado na conta bancária. Cada calendário tem uma cor diferente e assim rapidamente consigo perceber os compromissos para determinado dia ou semana.
É ainda possível partilhar os nossos calendários com amigos e familiares e criar a nossa to-do list acedendo à área de tarefas.

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Google keep - a nova ferramenta que uso para registar as tarefas a fazer. Adoro a forma como funciona. Consigo rapidamente anotar tudo o que me vier à cabeça. Depois mais tarde categorizo e coloco algum alarme se for necessário. Adoptei um sistema de cores o que facilita bastante: a cor que surge por defeito representa as minhas tarefas, a cor verde simboliza as coisas da casa (tal como no calendário Google), a azul claro coisas do blog, a vermelho as despesas... A qualquer altura é possível filtrar por categoria e assim visualizamos todas as tarefas relacionadas com a casa por exemplo.

É possível partilhar notas e é assim que tenho feito a lista de compras. Está partilhada com o meu marido e usamos sempre a mesma nota. Assim vamos só retirando e adicionando itens conforme necessário.


Evernote - basicamente onde tenho todos os documentos e coisas importantes. Por exemplo se se necessito de uma cópia do BI/cartão cidadão ela está aqui, bem como certificados de cursos, contratos de trabalho, etc.
Também é no evernote que guardo o meu diário (pois tento escrever quase todos os dias). Uso-o para guardar receitas (divido entre receitas novas para experimentar e as receitas que adoro e que não me canso de repetir).
Basicamente tudo o que digitalizo está aqui e isso permite-me poupar imenso espaço e também trabalho a arrumar, pois quase não tenho papéis em casa para organizar.

Gdrive - outra ferramenta que nos permite guardar ficheiros, mas que tem uma grande vantagem face ao evernote: permite-nos trabalhar nesses mesmos ficheiros, por exemplo, num ficheiro excel ou word. Podemos partilhar com colegas e amigos e trabalhar simultaneamente. Uso para guardar livros digitais, o ficheiro do orçamento mensal, para tarefas da casa e do blog.
Dropbox ou google fotos - excelentes ferramentas que permitem efectuar backup das fotos que tiramos com o telemóvel. Sempre que tiramos uma foto se houver ligação à internet, a foto fica automaticamente disponível (basta fazer essa configuração). De x em x tempo vou guardando as fotos no computador, pois gosto de as organizar por pastas, mas se tivermos bastante espaço é possível mantermos os ficheiros em qualquer uma das plataformas (o google fotos disponibiliza mais espaço).

IFTTT - “If this, then that”, permite-nos automatizar pequenas tarefas, como por exemplo, posso receber atualizações sobre o estado do tempo do dia seguinte; fazer backup dos contactos; guardar automaticamente as fotos do facebook em que sou identificada… As possibilidades são inúmeras.

Camscanner - Destaco ainda esta aplicação que utilizo bastante (está disponível para android e iOS), e é praticamente um scanner portátil! Após tirar foto conseguimos transformar num ficheiro pdf e enviar por e-mail ou para o evernote por exemplo. Uso para digitalizar praticamente tudo!

E desse lado já conheciam estas ferramentas? Quais costumam utilizar?



Este post foi publicado no blog da Ligia "Organizar com Ligia Noia"

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