Como me organizo: ficheiros de organização

11 dezembro 2015


Já tinha referido várias vezes que uso maioritariamente o excel para me organizar, sobretudo para coisas maiores, já que para as pequenas tarefas do dia-a-dia uso o gtasks. Também tenho que usar o excel no trabalho, por isso já estou bastante habituada.

Há dias li um post da Thais sobre organização que me deixou mesmo a pensar! Ela refere que devemos gerir a nossa organização tendo em conta os nossos piores dias (aqueles mesmo caóticos) e não os melhores (em que tudo corre bem, em que não há imprevistos e em que temos menos coisas planeadas). Portanto, sempre que tiveres que fazer uma lista das tuas tarefas ou planos pensa nesses dias piores, já que nos melhores tudo é mais fácil. Quem está preparado para os dias piores, está certamente preparado para os melhores!


Quando sinto que preciso de me organizar melhor em alguma área, ou pego num pedaço de papel e começo a escrever e a fazer esquemas, ou crio um ficheiro excel e tudo fica melhor, nem que seja só na minha cabeça (o que já ajuda muito). Muitas vezes as coisas são complicadas porque as complicamos e precisamos de fazer uma análise para simplificar. É essa análise em excel que me facilita imenso! Muitas vezes posso não usar o referido ficheiro todos os dias (até porque não seria muito prático ter que abrir o ficheiro excel e procurar a informação pretendida, no telemóvel nem sempre é fácil). Por vezes só uso uma vez por semana ou simplesmente quanto sinto essa necessidade. Portanto a necessidade depende de cada um, assim como o tipo de ficheiros.

Aqui segue o link de acesso aos ficheiros (podes usá-los no Gdrive ou transferir e usar o excel do teu computador): 
https://drive.google.com/open?id=0BxPKXia785IcU1M5aEdrUVY5MHM
Este também se encontra no ícone G junto aos links das redes sociais (ali do lado direito).

Uma pequena explicação dos ficheiros disponíveis:

- Capsule wardobre - esta ideia fascina-me e já escrevi sobre ela neste post. Para ter mesmo noção das peças que tenho não basta olhar para o armário e contá-las. Por isso decidi escrever tudo o que tenho. Isto ajudou-me imenso a definir o estilo que quero vestir/que gosto e aquilo que realmente preciso de comprar. Facilita-me e ter cada vez menos neste departamento e é para lá que quero caminhar. quero cada vez menos definitivamente. O meu objectivo é que a roupa de todas as estações caiba no armário (sem ter que estar a arrumar em caixas consoante as estações).

- Checklists - consulto este ficheiro sempre que tenho que viajar, em férias ou a trabalho. Antes fazia sempre uma lista de coisas a fazer/a levar antes de sair. Depois lembrei-me que seria melhor fazer um ficheiro que pudesse usar sempre, sem estar preocupada com isso e sem perder tempo. Se por acaso numa determinada viagem tiver que levar algo específico, acrescento à lista. Tento levar sempre o mínimo possível e uso sempre mini-embalagens, ou seja, antes de viajar coloco os produtos nessas embalagens. Alguns produtos como gel de banho/sabonetes uso os do hotel.

- Contas e perfis - onde tenho todos os sites onde estou registada (cada vez que me registo em algum é só acrescentar). Também coloco o mail com que me registei e uma dica da password usada (que só eu sei claro). Na outra folha, tenho as contas do banco e respectivos NIBs e o MBnet. Estes dados são muitas vezes necessários e assim estão sempre à mão.

- Control journal - o ficheiro master onde tenho a organização de quase tudo. Para compromissos específicos em determinados dias uso a agenda da google. Este ficheiro serve para as tarefas diárias ou então para aquelas que não tenham um dia específico:
  • Routine - aqui registo as minhas rotinas e vou acrescentando sempre coisas que gostaria de melhorar (ou novos hábitos, ou formas mais eficientes de se fazer determinada tarefa). 
  • Cleaning - dicas de limpeza e produtos que faço em casa. Deixo aqui as receitas para que possas consultar (algumas são da minha autoria, outras foram retiradas da internet. Peço desculpa por não ter as referências mas já não me recordo de onde retirei algumas receitas).
  • Food rules - regras a seguir na alimentação. Por exemplo, ando a tentar ao máximo reduzir o consumo de alimentos processados e de sal. São dicas para não me esquecer sobretudo nas alturas em que vou ao supermercado fazer compras.
  • Menus - aqui registo ideias de menus para aqueles dias em que não tenho inspiração (infelizmente ainda não consegui obrigar-me a fazer um menu semanal e então registo aquelas receitas que costumo cozinhar mais para que não me faltem ideias).

- Lista de compras - apesar de usar uma aplicação no telemóvel para registar a lista de compras, gosto de ter uma master list, onde tenho tudo aquilo que compro habitualmente. No final da lista vou registando ingredientes que gostava de experimentar.

- Orçamento 2015 - Registo aqui todas as despesas e receitas. Tento registar todos os dias para nada ficar esquecido. Faço um novo ficheiro todos os anos. Neste ficheiro em algumas das categorias tenho a subcategoria “extras” onde registo tudo aquilo que não se enquadra nas restantes. No final tenho o somatório das despesas com e sem extra para ter uma noção do valor gasto em extras. Por exemplo, incluo os restaurantes (engloba almoços, lanches…) porque considero isso mesmo um extra. No teu caso se não puderes mesmo levar almoço de casa, obviamente que deixa de ser extra. Ainda tenho uma folha com as despesas mensais/semestrais e anuais e ainda outra para ir registando as compras futuras (aquelas maiores, como uma máquina fotográfica, um determinado curso, etc.)

Alguns podem não se adaptar àquilo que precisas, mas altera aquilo que for necessário. Se tiveres dúvidas terei todo o gosto em ajudar.

Sugestões também são bem-vindas, até porque eu não me considero nenhum guru de organização. Estou sempre a aprender e estou sempre à procura de melhores soluções, desde que sejam simples :)

Boa organização!

3 comentários:

  1. Bem legal, Ana! Também uso Excel no trabalho e há algum tempo penso em me organizar com a ferramenta (o máximo que já fiz antigamente foi usar para o controle financeiro). Vou roubar algumas ideias ;)

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  2. Bem legal, Ana! Também uso Excel no trabalho e há algum tempo penso em me organizar com a ferramenta (o máximo que já fiz antigamente foi usar para o controle financeiro). Vou roubar algumas ideias ;)

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  3. Olá Ana! Obrigada pela partilha! Vou explorar bem e tentar adaptar à minha realidade. De certeza que vai ser muito útil e um ótimo estímulo para a organização. Vem mesmo a calhar, com o início do ano.

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