Simplificar a vida no trabalho

22 janeiro 2014



Apesar de só estar no trabalho actual há 1 ano e pouco já juntei algumas coisas desnecessárias e aproveitei o início de um novo ano para organizar tudo.

Comecei pelo computador. Analisei ficheiro a ficheiro. Mudei nomes. Criei novas pastas. Movi ficheiros. Eliminei ficheiros e criei uma pasta Arquivo onde tenho coisas pouco usadas (que só muito raramente preciso de consultar). O ambiente de trabalho ficou apenas com atalhos de coisas que preciso mesmo de usar todos os dias e das últimas coisas em que estou a trabalhar (por exemplo, se estou a fazer um documento qualquer durante essa semana, deixo o atalho no ambiente de trabalho, assim que terminar elimino o atalho).

Além disso, todos os dias vou guardando coisas que apenas preciso naquele momento, imagens, documentos… guardo tudo no ambiente de trabalho mas mal termino a tarefa, deixo de precisar dos ditos ficheiros, por isso reciclagem! Não elimino mesmo porque por qualquer motivo posso voltar a precisar (e então volto à reciclagem), mas por exemplo no final da semana limpo a reciclagem.

Então depois de ter todas as pastas e ficheiros organizados (tento seguir uma estrutura que tenha lógica, que tenha a ver com a empresa, com os projectos em que estou a trabalhar), tentei eliminar mesmo tudo o que já não precisava. Por exemplo, se há ficheiros que estão no site da empresa ou na rede interna, não há necessidade de os ter no meu computador, portanto adeus.

Após esta organização instalei a dropbox (ainda não estava a usar no trabalho) e no momento da instalação escolhi apenas sincronizar a pasta trabalho, pois o resto são coisas pessoais, que não me interessa ter no computador do trabalho.

A pasta da dropbox ficou na pasta documentos do computador e agora sempre que estou a trabalhar em alguma coisa, tudo fica automaticamente guardado no computador e na dropbox. Acabaram-se os backups e os medos de perder alguma coisa.

No e-mail criei mais 3 pastas: uma chama-se arquivo e as outras duas recebem e-mails de 2 ferramentas que uso e que enviam e-mails automáticos. Criei uma regra e os e-mails com esses endereços caem directamente nessas pastas. Assim sei que tudo o que tenho que fazer relativamente a essas ferramentas cai nessas pastas. Quanto à caixa de entrada apenas fica lá o que exige alguma acção da minha parte, seja responder na altura, seja fazer um documento, ou outra coisa qualquer. Mal termino, movo para a pasta arquivo. Assim a caixa de entrada está quase sempre limpa, o que dá logo uma sensação enorme de tranquilidade.

Tinha ainda que passar pelo caderno, cheio de coisas que já não interessavam. Então analisei folha a folha para determinar o que ainda era necessário guardar. O que era importante passei para o computador. O resto foi para o lixo. O caderno ainda tinha muitas folhas em branco e deixei-o no sítio dos cadernos para ser usado por outra pessoa, uma vez que já tinha um outro caderno mais pequeno, que prefiro, pois dá muito mais jeito para levar para qualquer lado. 

Agora no caderno novo já adoptei uma estratégia diferente, sempre que tiver uma reunião importante com coisas que tenha que guardar para o futuro, passou ou digitalizo tudo para o computador. Quando o caderno acabar já não terei que ter essa preocupação, deito fora e pronto.

Depois de estar tudo organizado e arrumado, só falta manter. De vez em quando volto a fazer uma organização geral e elimino o que não interessa, mas no dia-a-dia tento manter o ambiente de trabalho o mais limpo possível, tento não ir acumulando e-mails na caixa de entrada e mantenho a secretária sempre limpa e organizada (o que é relativamente fácil pois só tenho o caderno e um copo com alguns lápis, um afiador, o carregador do telemóvel e os phones).

Acho mesmo importante termos um local de trabalho organizado e sem tralha, pois só assim somos mais produtivos. Quando me quero concentrar a sério (e se estiver mais barulho na sala), os phones são essenciais (não ouço mais nada a não ser a música e as outras pessoas acabam por falar menos comigo pois percebem que não estou disponível).



E tu estás pronta(o) para dar uma volta à tua secretária e computador? Vamos lá!

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